Systèmes d'enregistrement du temps

Gestion du temps & enregistrement du temps

Données de base de PlanExpert :

Parties de l'organisation :
Plusieurs unités de soin, services médico-techniques et services facilitaires peuvent être définis comme parties séparées.

Collaborateurs :
Sont assignés aux différentes parties de l'organisation. Pour chaque collaborateur, il est possible de saisir certaines données fixes comme le nom, le prénom, l'adresse, les informations contractuelles, les qualifications, les recyclages, les droits aux congés,...
L'utilisateur peut également ajouter autant de champs libres qu'il le souhaite.
Les données relatives aux collaborateurs peuvent être importées à partir d'un fichier ou d'une feuille de calcul Excel.

Équipes :
Définition de diverses équipes pour le tôt, le tard et la nuit. Chaque équipe peut être assignée à un type d'équipe afin que les équipes du tôt qui ont des durées différentes puissent être au besoin comptabilisées ensemble.

Services de garde :
Peuvent être définis séparément, mais visualisés avec les équipes normales dans l'écran de planning.
Raisons des absences, comme vacances et maladie.
Il est possible d'indiquer si, lors de l'octroi d'une absence, le temps standard ou le temps de l'équipe doit être octroyé. Ex. Pour un temps plein, le temps standard est 7h36 par jour et c'est ce qui sera généralement octroyé en cas de vacances. En cas de maladie, ce sera généralement le temps de l'équipe qui sera octroyé. Cela veut dire que, si le collaborateur était supposé travailler 9 heures ce jour-là en service de nuit, la maladie s'appliquera également à cette période.

Horaires cycliques :
Il s'agit de successions fixes d'équipes qui reviennent toutes les x heures. On peut utiliser des horaires cycliques pour créer des patrons fixes ou partiels : ex. planifier uniquement une succession de week-ends ou de services de nuit. L'utilisation d'horaires cycliques n'est pas obligatoire pour pouvoir travailler avec PlanExpert.

Qualifications :
On définit ici les qualifications, en fonction des besoins du planning que l'on indiquera.
Exigences du travail (ou exigences d'effectifs)
Pour chaque type d'équipe et pour chaque équipe, il est possible d'indiquer combien on en a besoin. Cela peut se faire pour l'ensemble du service ou par qualification ou pour un groupe de qualifications. Ex. 3 infirmiers A1 pour le tôt.

Paramètres de PlanExpert :
Les paramètres permettent de configurer le système en fonction des habitudes de l'établissement.

Quelques exemples.

-  Congés en heures ou en jours
-  Jours fériés propres à l'établissement
-  Période de planning par 4 semaines ou par mois
-  Définitions des heures spéciales : heures de jour et de nuit, heures le samedi, le dimanche et les jours fériés
-  Compteurs pour actualiser la quantité de vacances, réduction de temps de travail, maladie,...
-  Prescriptions légales (comme au moins 11h entre 2 services, semaine de travail de 50 heures, nombre de jours libres après une équipe de nuit)
-  Répartition de l'écran de planning : quels compteurs, ordre des équipes, absences, collaborateurs.
-  Marches à suivre dans l'écran de planning : compléter les équipes, compléter les jours, utiliser le clavier ou pas.

Écrans de planning dans PlanExpert :

-  Plan des souhaits
-  Plan des absences
-  Plan des horaires cycliques
-  Tableau de planning pour le planning ad hoc
-  Comparaison entre le plan cyclique et le tableau de planning
-  Plan des services de garde
-  Plan des services de garde combiné au tableau de planning
-  Plan réalisé avec entre autres indication des malades, heures supplémentaires, équipes supplémentaires...
-  Comparaison entre le tableau de planning et le plan réalisé
-  Comparaison entre le tableau de planning et le plan réalisé avec indication des différences d'heures
-  Comparaison entre le plan cyclique, le tableau de planning et le plan réalisé

L'utilisateur peut choisir dans quel plan il peut travailler le plus facilement en fonction de la phase dans laquelle se trouve le planning et des activités qu'il va effectuer.

Autres fonctionnalités dans PlanExpert :

-  Possibilités étendues de rapportage avec deux générateurs de rapports :
-  un pour le planning sur la base de Christal reports
-  un pour la composition de diverses listes et statistiques
-  Occupation de collaborateurs d'autres services ou d'équipes volantes
-  Planning automatique sur la base des conditions paramétrées
-  Optimisation des équipes travaillées en fonction des exigences d'occupation
-  Paramètre budgétaire FTE en fonction de la lourdeur des soins des patients ou des résidents
-  Possibilité de gérer dans un seul système plusieurs paramètres avec différentes paramétrisations
-  Gestion des droits des utilisateurs : fonctions autorisées, services autorisés, droits de lecture et/ou d'écriture
-  Fonctionnalités de back-up pilotées par le menu
-  Fonction d'archivage afin que les anciens plannings soient supprimés de la base de données active (les plannings archivés restent toutefois consultables)
-  Aide à distance via un choix du menu dans lequel l'utilisateur donne l'autorisation temporaire à nos collaborateurs du support technique d'examiner votre système depuis chez nous
-  Plusieurs langues sont soutenues : néerlandais, français, allemand, anglais, italien,...
-  Couplage avec l'enregistrement du temps (en option - voir offre)
-  Couplage avec le traitement des salaires (en option - voir offre)

Conditions techniques

Exigences système
PlanExpert n'a pas d'exigences élevées en ce qui concerne le matériel. Si la performance du système suffit pour faire tourner Windows 2003, les exigences sont plus que remplies en termes de matériel.
-  Microsoft® Windows 98/2000/2003/XP/Vista
-  Processeur Pentium d'au moins 600 MHz ou comparable
-  Au moins 128 Mo de RAM, 256 ou plus recommandé
-  Carte graphique VGA avec minimum couleurs 16 Bit et résolution 800 x 600
-  Espace disque libre d'au moins 100 Mo
-  Lecteur de CD-ROM, souris

Modes d'installation
-  Installation serveur : programme et données sur le serveur, lien avec les clients
-  Installation Client/Serveur : données sur le serveur, programmes sur les clients
-  Installation sur un seul PC : programme + données sur un seul PC
-  Installation sur un terminal serveur :
-  PlanExpert se prête parfaitement à une installation Terminal-Serveur.

Si vous travaillez avec un terminal-serveur, vous ne devez effectuer aucune installation sur le PC local. Le PC local sert exclusivement d'hôte pour la session terminal serveur. Les mises à jour (ultérieures) ne sont pas nécessaires dans ce cas précis.